La tortura de las reuniones

Según Philip Coggan, “El 80% del tiempo del 80% de las personas en las reuniones se desperdicia”. En la mayoría de las reuniones, cualquier decisión tomada estará en línea con la opinión de la persona mejor pagada. Aquéllos que respalden algo diferente habrán malgastado energía. Tal vez porque son conscientes de la inutilidad de sus comentarios, menos de la mitad de las personas en una reunión grande se molestará en hablar y más de la mitad revisará su teléfono.

Parte del problema radica en la paradoja de que, aunque los trabajadores odian las reuniones, detestan aún más ser excluidos. Nada provoca tanta paranoia como una reunión de departamento a la que no se está invitado. Para evitar este temor, los gerentes tienen la tentación de invitar a la mayor cantidad de personas que puedan estar interesadas.

Claramente, hay ocasiones en las que todos deberían participar: cuando ocurre un evento significativo, como un cambio de liderazgo o estrategia, o el anuncio de despidos. Si los trabajadores están organizados en pequeños equipos, hay mucho que decir sobre el grupo de trabajo matutino en el que los miembros se actualizan mutuamente. Esto puede llevar unos 15 minutos.

Pero la mayoría de las reuniones se prolongan mucho más tiempo. Funcionan mejor cuando se realiza una preparación. Informar a las personas de la agenda con anticipación evita que se las tome desprevenidas: la sorpresa puede llevar a una reacción negativa. Lamentablemente, la preparación no es una parte atractiva para la cúpula, por lo que no siempre se hace.

Un requisito previo es establecer si la reunión está diseñada para persuadir al personal para que acepte una decisión o para que conozca las ideas y los problemas de los trabajadores. Si es el primer caso, los aliados de quien esté al mando deben hablar primero y llevar la agenda. Tales reuniones deberían ser extrañas en una empresa bien dirigida.

Si el objetivo es aprender lo que piensa la gente, se requiere otro enfoque. Los empleados de menos estatus han de ser alentados a hablar y debe haber una regla de no interrupción para que no se vean intimidados. Otra opción sería permitir que las personas envíen sus opiniones de forma anónima por adelantado.

El peligro de una regla de no interrupción es que los despistados pueden hacer que dichas reuniones sean muy largas. En un momento dado, todos habrán perdido la paciencia con los que hablan mucho sobre algo irrelevante y con los que no distinguen entre una anécdota personal y otra científica. Es preferible limitar las intervenciones a un par de minutos.

Es vital hacer que la agenda sea correcta: existe la tentación de dejar lo más importante y polémico para el final de la reunión. En su lugar, debe ser abordado al principio.

Tampoco tiene sentido celebrar una reunión a menos que todos sepan lo que se ha decidido después. A muchos les sorprendería cuántos directivos se retiran de una reunión sin estar seguros de lo que se ha acordado.

Quizá la mejor solución para las reuniones tediosas es tener menos. Gracias al milagro de la tecnología, los grupos de mensajería permiten a jefes y empleados mantenerse en contacto. La información se puede compartir de forma sucinta y aquéllos que no participan pueden ignorar los mensajes y continuar con su trabajo. La próxima vez que un ejecutivo tenga la tentación de reunir a sus colegas, debería preguntarse: ¿es absolutamente necesaria esta reunión?

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